Como fazer descrição de cargo
Como fazer descrição de cargo?
A descrição de cargo funciona como uma referência oficial sobre o papel de cada função dentro da empresa. Ela organiza informações sobre responsabilidades, atividades, requisitos, competências e conhecimentos necessários, ajudando o RH e as lideranças a entenderem como cada cargo contribui para a estrutura organizacional.
Na prática, uma boa descrição apoia processos importantes do RH, como recrutamento e seleção, avaliação de desempenho, estruturação de carreira, organização de cargos e construção de políticas salariais. Por isso, entender como fazer descrição de cargos não é apenas uma demanda documental. É uma etapa importante para dar mais clareza à gestão de pessoas.
Neste artigo, você vai entender o que é descrição de cargos, como realizar esse processo e conferir um modelo de descrição de cargo de auxiliar administrativo para usar como referência.
O que é descrição de cargo?
A descrição de cargo é o documento de registro que formaliza os requisitos, as principais atribuições e as responsabilidades de cada cargo existente na estrutura organizacional.
Um ponto importante é que a descrição deve representar o cargo em si, e não a pessoa que ocupa a posição. Ou seja, o documento não deve registrar hábitos, preferências, desempenho ou características individuais de um colaborador específico, mas sim as responsabilidades, requisitos e atribuições que pertencem à função dentro da empresa.
Além de apoiar a gestão interna, a descrição de cargo também tem função documental. Ela pode servir como registro oficial das atribuições do cargo perante a Justiça do Trabalho, ajudando a comprovar quais atividades fazem parte daquela função.
Como fazer descrição de cargos?
A seguir, veja um passo a passo para construir descrições de cargos mais claras, padronizadas e alinhadas à realidade da empresa.
1. Avaliação e classificação de cargos
A primeira etapa para elaborar uma descrição de cargo é realizar a avaliação e classificação de cargos. Esse processo organiza os cargos da empresa em grupos ocupacionais e níveis de senioridade, considerando a natureza das atividades, a complexidade, as responsabilidades, os requisitos e o papel de cada função na estrutura organizacional.
Essa etapa é importante porque a descrição de cargos herda informações da classificação anterior, como responsabilidades essenciais, requisitos, competências comportamentais e nível de complexidade esperado. Assim, antes de detalhar as atribuições de cada cargo, a empresa precisa compreender onde ele se encaixa e qual função exerce dentro da estrutura.
Como esse é um processo mais amplo e técnico, a Mentoring preparou um guia completo sobre avaliação e classificação de cargos. Antes de seguir para as próximas etapas da descrição, recomendamos a leitura desse conteúdo para entender como classificar cargos em grupos ocupacionais e estruturar uma base mais coerente para carreira e remuneração.
2. Definição do tipo de cargo
Depois de distribuir os cargos nos grupos ocupacionais, é possível definir como cada cargo será estruturado. De forma geral, a empresa pode trabalhar com cargos estritos, cargos amplos ou até combinar os dois modelos na mesma estrutura, conforme a natureza de cada função.
Os cargos estritos são mais específicos e descrevem funções com escopo bem delimitado. Eles podem ser úteis quando a empresa precisa diferenciar atividades muito particulares, responsabilidades específicas, exigências técnicas próprias ou rotinas que não se confundem com outras funções. Por exemplo, cargos como Analista de Contas a Pagar, Analista de Contas a Receber e Analista de Crédito podem ser mantidos separadamente quando cada um possui atribuições, conhecimentos e responsabilidades bastante distintos.
Já os cargos amplos agrupam atribuições semelhantes em uma descrição mais abrangente, desde que haja equivalência de natureza, complexidade, responsabilidade, requisitos e conhecimentos necessários. Esse modelo pode ser útil para reduzir duplicidades, simplificar a estrutura, facilitar movimentações internas e dar mais flexibilidade à gestão.
A imagem a seguir ilustra essa diferença usando cargos da área financeira como exemplo.
No exemplo, os cargos estritos de Analista de Contas a Pagar, Analista de Contas a Receber e Analista de Crédito podem ser consolidados no cargo amplo de Analista Financeiro, desde que as frentes tenham nível de complexidade, responsabilidade e requisitos compatíveis.
3. Redação dos conhecimentos técnicos exigidos para cada cargo
Essa etapa identifica quais ferramentas, sistemas, normas, metodologias, certificações ou conteúdos são necessários para que o profissional consiga executar as atribuições do cargo.
Diferentemente das competências comportamentais, que costumam estar relacionadas ao grupo ocupacional, os conhecimentos técnicos são mais específicos de cada cargo. Afinal, cargos que pertencem ao mesmo grupo podem exigir comportamentos parecidos, mas conhecimentos técnicos diferentes.
Por exemplo, um Analista Financeiro e um Analista de RH podem estar no grupo de analistas e exigir competências comportamentais como organização, relacionamento interpessoal e solução de problemas. No entanto, os conhecimentos técnicos de cada um serão diferentes, porque as atribuições também são diferentes.
Para visualizar melhor essa definição, o quadro abaixo apresenta exemplos de conhecimentos técnicos que podem aparecer na descrição de cargos:
Quadro 1 – Exemplos de conhecimentos técnicos
| Tipo de conhecimento técnico | Exemplo |
| Ferramentas e sistemas | Excel, Power BI, ERP, sistemas financeiros, CRM. |
| Normas e legislações | Legislação trabalhista, normas de segurança, regras fiscais, LGPD. |
| Métodos e processos | Gestão de projetos, rotinas de fechamento, controles internos, análise de indicadores. |
| Certificações ou cursos | NR 10, cursos técnicos, certificações específicas da área. |
Para definir esses conhecimentos, observe quais ferramentas, normas, processos e certificações são realmente necessários para executar as atividades do cargo. Essas informações podem ser coletadas por meio de entrevistas com gestores e ocupantes da função, análise de documentos internos, observação da rotina e revisão de procedimentos, sistemas e requisitos legais da área.
4. Redação das atribuições de cada cargo
As atribuições indicam o que o cargo executa na rotina e ajudam a diferenciar um cargo dos demais dentro do mesmo grupo ocupacional.
Para escrever as atribuições, algumas boas práticas são importantes:
- Usar verbo no infinitivo: iniciar a frase com verbos como analisar, organizar, acompanhar, elaborar, controlar, executar, apoiar, conferir ou atualizar;
- Focar no que o cargo faz: descrever a ação principal da função, sem entrar em detalhes excessivos;
- Evitar o “como fazer”: procedimentos, etapas operacionais e formas de execução devem ficar em manuais, fluxos ou processos de trabalho, não na descrição do cargo;
- Escrever uma atribuição por linha: isso facilita a leitura, a revisão e a comparação entre cargos;
- Evitar atribuições longas: frases muito extensas perdem o foco e dificultam a compreensão;
- Respeitar os limites do cargo: as atividades descritas precisam estar compatíveis com o grupo ocupacional, a senioridade e o nível de responsabilidade da função.
Uma forma prática de estruturar a atribuição é usar a lógica apresentada na imagem a seguir:
Para saber se é necessário complementar a atribuição, basta fazer uma pergunta simples: a frase já é autoexplicativa ou precisa de mais contexto para orientar a entrega esperada? Se verbo e objeto da ação já forem claros, o complemento pode ser dispensado. Se houver risco de interpretação incompleta, o complemento ajuda a tornar a atribuição mais precisa.
5. Revise a descrição com a liderança
Depois de estruturar a descrição de cargo, é importante revisar o documento com a liderança responsável pela área. Essa etapa ajuda a confirmar se as responsabilidades essenciais, requisitos, competências, conhecimentos técnicos e atribuições representam a realidade do cargo.
6. Mantenha a descrição como um documento vivo
A descrição de cargo não deve ser criada uma única vez e esquecida. Ela precisa acompanhar as mudanças da empresa, dos processos, das ferramentas e das responsabilidades de cada função.
Por isso, é importante revisar as descrições sempre que houver alterações relevantes na estrutura organizacional, criação de novas atividades, mudanças de sistemas, redistribuição de responsabilidades ou evolução dos cargos.
Na prática, o gestor deve sinalizar ao RH quando o escopo do cargo mudar. A partir disso, a descrição pode ser atualizada para continuar representando a realidade da função.
Modelo de descrição de cargo auxiliar administrativo
Para compreender melhor como fazer descrição de cargo, é útil visualizar um modelo pronto. Por isso, a Mentoring compartilha abaixo um exemplo de descrição de cargo de auxiliar administrativo, que pode servir como base para a criação ou revisão das descrições da sua empresa.
| Título do cargo: Auxiliar Administrativo |
| CBO: 411005 (Auxiliar Administrativo) |
| Grupo ocupacional: Auxiliar |
| Departamento: Administrativo |
| Subordinação: Liderança administrativa ou gestor da área |
Responsabilidades essenciais
|
Atribuições do cargo
|
|
Formação Ensino médio completo. Cursos em rotinas administrativas, informática, atendimento ou áreas correlatas podem ser desejáveis. |
Requisitos
|
Conhecimentos exigidos para o cargo
|
|
Competências comportamentais
Júnior
Pleno
Sênior
|
Como a Mentoring pode apoiar sua empresa nesse processo?
A Mentoring é uma RHtech especializada em inteligência salarial e estruturação de carreira. Suas soluções ajudam empresas a comparar remuneração com o mercado, organizar cargos, construir políticas salariais e tomar decisões de RH com mais segurança, unindo dados, método e apoio especializado.
Para empresas que precisam criar ou revisar descrições de cargos dentro de uma estrutura mais ampla de carreira e remuneração, a Mentoring conta com o Planner. A solução apoia a construção ou reestruturação do plano de cargos e salários com metodologia ágil, gestão de projeto, mentorias com consultor sênior e apoio técnico ao longo das etapas.
Inspirado em práticas ágeis vindas da tecnologia, o Planner organiza o projeto em etapas evolutivas, com entregas incrementais, validações contínuas e ajustes ao longo do processo. Em vez de concentrar toda a construção em uma entrega final, a empresa avança por fases, como organização de grupos ocupacionais, definição de responsabilidades essenciais, requisitos, competências, descrições de cargos, trilhas de carreira, critérios de evolução e tabela salarial.
Na prática, esse formato torna o processo mais colaborativo e aplicável. O RH e as lideranças conseguem acompanhar a estrutura sendo construída, revisar pontos importantes durante o projeto e ajustar informações conforme novas necessidades aparecem. Isso reduz retrabalho e ajuda a manter as descrições mais conectadas à realidade da empresa.
A plataforma da Mentoring também oferece templates e sugestões de redação para apoiar a construção de responsabilidades essenciais, competências comportamentais e descrições de cargos. Assim, o RH não precisa começar do zero e consegue avançar com mais padronização, velocidade e segurança técnica.
Nesse processo, o Planner contribui para que a empresa enxergue a descrição dos cargos não como um documento isolado, mas como parte de uma política mais consistente de cargos, salários e carreira.
Além do Planner, a Mentoring oferece outras soluções que apoiam diferentes necessidades do RH. O Staff auxilia empresas que precisam de uma pesquisa salarial personalizada, comparando a remuneração com organizações de referência e também com o mercado geral por segmento, porte e região. Já o Search permite consultar dados salariais em uma plataforma ágil, com pesquisas por cargo, município e segmento, além do apoio de especialistas quando necessário.
Se a sua empresa precisa revisar descrições de cargos ou estruturar um plano de cargos e salários mais consistente, entre em contato com a Mentoring pelo WhatsApp para tirar dúvidas e conhecer as soluções disponíveis.